Retrospektive: Remote Retro mit Trello

Kurzvorstellung

Auf der Suche nach einem Format, welches man gut für eine Remote-Retro nutzen könnte, kam mir die Idee, dass man die gewünschten Funktionen auch über ein Trello-Board abbilden könnte.

Mit Trello kann man adhoc neue Karten erstellen und alle, die das Board geöffnet haben, sehen ohne ein Refresh die Änderungen. Man kann sich mit Stickers, Bildern und Giphys etwas austoben und man kann über ein Power-Up auch ein Voting durchführen.

Vorbereitung

Für die Retro habe ich ein neues Board erstellt und alle Teammitglieder dazu eingeladen. Das habe ich mindestens eine Woche vor der Retro gemacht, um etwas Zeit zu haben, so dass sich die Kollegen ggf. registrieren und mit dem Tool vertraut machen konnten.

Für das Board habe ich mir überlegt, welche Listen ich im Laufe des Termins erstellen möchte, habe dieser aber der Übersicht halber noch nicht angelegt.

80% meines Teams hatte bereits mit Trello gearbeitet und kannte die meisten Features. Am Tag der Retro habe ich beim Daily kurz angerissen, was ich später vorhabe, so dass jeder für sich schon mal ausprobieren konnte, ob bei ihm in der App oder am Notebook alles so klappt wie gewünscht. Das war sehr hilfreich.

Wir hatten bei der ersten Retro nur einen Kollegen dabei, bei dem nicht gleich alles geklappt hat. Dieser war verständlicherweise dadurch ein wenig unmotiviert. Es hilft also extrem, im Voraus etwas Zeit zu investieren, um später bei der Retro alle aktiv dabei zu haben.

Wir haben die Power Up Features „Giphy“ und „Voting“ verwendet. Einfache Bilder können über den Anhang auf den Karten platziert werden.

Durchführung

Check-in

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Für den Check-in habe ich eine Liste erstellt mit der Überschrift „Dein Giphy zum Sprint“. Jeder hatte nun die Aufgabe eine passende Karte mit eingebundenen Giphy anzulegen. Dafür gab es maximal 5 Minuten Zeit. Die Karten bin ich im Anschluss von oben nach unten durchgegangen und der Ersteller hat kurz etwas zu seinem ausgewählten Bild erzählt.

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Gather Data

Für die Sammlung, was den Sprint so angefallen ist, erstellte ich vier neue Listen „Das lief gut“, „Das geht besser“, „Das war totaler Müll“ und „Danke“.

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Das Team hatte nun 8 Minuten Zeit passend zu den Lanes Karten anzulegen.

Diese sind wir anschließend einzeln durchgegangen, um die Themen kurz vorzustellen und Verständnisfragen zu klären.

Voting

Je nach Anzahl der Karten oder vorhandener Zeit haben die Teammitglieder daraufhin „n“  Votes, welche sie über das „Abstimmen“-PowerUp vergeben konnten.

Bildschirmfoto 2018-07-31 um 18.06.39

Die Karten mit Votes habe ich in eine neue Lane „Zu besprechen“ einsortiert, absteigend nach Anzahl der Votes. Über die Karte mit den meisten Votes fingen wir an zu reden. Hatten wir das Gefühl, es reicht, haben wir uns der nächsten Karte gewidmet. Hier könnte man auch gut Zeitlimits setzen.

Action Items

Hat sich im Laufe der Diskussion zu einem Thema ein Action Item ergeben, habe ich dieses in einer neuen Lane „Maßnahmen“ erstellt. Kurz vor Schluß sind wir diese Items noch einmal durchgegangen. „Erhoffen wir uns da wirklich etwas von?“ „Wer kümmert sich darum, dass die Maßnahme durchgeführt wird?“ „Welche der Maßnahmen ist uns am Wichtigsten?“. Mein Ziel war es hierbei, möglichst wenige Maßnahmen mitzunehmen, so dass diese eine höhere Chance haben, auch umgesetzt zu werden. Es dürften drei Stück, maximal vier gewesen sein.

Abschluss

Da ich diese Retro zum ersten Mal durchgeführt hatte, gab es zum Abschluss noch eine Feedback-Lane, wo jedes Teammitglied über eine Karte Input geben konnte. Das Format kam gut an, daher teilen wir es jetzt auch im Blog 🙂

Materialien

Für die Remote-Retro bedarf es keinerlei Offline-Materialien. Allerdings solltest Du einen Raum mit großem Fernseher/Beamer für das Board haben, sowie gutem Video- oder Telefon-Tooling, um die Kollegen mit einzubinden, welche gerade nicht vor Ort sein können.

Feedback

Habt ihr Ergänzungen zu diesem Format? Dann meldet Euch. Wir freuen uns über jede Art von Feedback!

 

* Die Inhalte von den Bildern sind für diesen Artikel willkürlich erstellt worden und entsprechen nicht den eigentlichen Inhalten der Retro.

** An die eigene Otto-Leserschaft: Trello wird in einer US-Cloud gehostet und ist bzgl. der Datensensibilität unseren Richtlinien entsprechend zu behandeln.